Informar baja de inventario
¿A quién va dirigido este artículo?
- Propietarios o Administradores con acceso completo para gestionar inventario y registrar bajas de stock dentro del Asistente de wicadu.
- Vendedores o Abastecedor con permisos para para reportar bajas de inventario y registrar motivos de ajuste.
Acerca de baja de inventario
Una baja de inventario es el proceso de eliminar productos del registro de inventario cuando estos esten dañados, perdidos, robados, vencidos o ya no sean vendibles a su valor original.
En wicadu, informar una baja de inventario te permite mantener el stock actualizado, evitar errores en pedidos y generar reportes financieros más precisos.
En este artículo aprenderás cómo registrar una baja paso a paso, cuáles son las causas más comunes y cómo solucionar posibles problemas durante el proceso.
Antes de empezar
Asegúrate de tener lo siguiente preparado:
Identifica los productos a ajustar, incluyendo SKU (Opcional), monto, nombre del producto y cantidad.
Motivo de la baja (por ejemplo, productos dañados, vencidos o perdidos) para categorizar el ajuste. Consulta la sección "Causas de la pérdida de inventario"
Asegúrate de que la cantidad a dar de baja esté actualmente registrada en el sistema, evitando errores por stock negativo.
Si cometes un error al registrar una baja, puedes anularla desde el historial de inventario, siempre que tengas los permisos necesarios
Estos pasos previos te ayudarán a realizar un registro más rápido, preciso y trazable dentro de tu inventario.
Importante: Los planes gratuitos no incluyen la funcionalidad de informar bajas de inventario. Verifica o actualiza tu plan en Configuración > Planes y facturación
Causas de la pérdida de inventario
La pérdida de inventario puede deberse a muchos factores que suelen actuar combinados entre sí. Estas son algunas de las causas más comunes de las pérdidas:
Producto dañado: Producto con golpes, roturas o defectos que impiden su venta o uso adecuado, incumpliendo los estándares mínimos de calidad.
Deterioro: El producto ha perdido calidad por factores como humedad, luz o almacenamiento inadecuado, afectando su estado para la venta.
Vencimiento: Producto que superó la fecha de caducidad o uso recomendado, por lo que su venta está prohibida por normativas sanitarias.
Producto perdido: Producto que no se encuentra físicamente en inventario, posiblemente por errores de conteo, extravío o movimientos no registrados.
Hurto o robo: El producto fue sustraído sin autorización por terceros o personal interno.
Venta prohibida por ley: Producto que ya no puede venderse debido a cambios legales o restricciones específicas del país.
Ajuste administrativo: Corrección de errores en el registro, como duplicaciones o diferencias detectadas en auditorías, sin pérdida física real.
Errores de producción: Producto con fallas graves desde su fabricación que impiden su venta, aunque no presente daño visible.
Obsolescencia: Producto fuera de mercado por falta de demanda o reemplazo tecnológico, sin valor comercial y ocupando espacio en inventario.
Uso interno: Producto utilizado dentro de la empresa para pruebas, demostraciones o consumo del equipo, registrando su salida del inventario.
Producto abierto o manipulado: Producto con empaque abierto o alterado, afectando su presentación o seguridad, y no apto para la venta.
Error de proveedor: Producto recibido con defectos o especificaciones incorrectas, que no se incorporó al inventario utilizable.
Pasos para informar baja de inventario
Ir al módulo de Inventario:
Accede a la funcionalidad de Inventario dentro del Asistente de wicadu.
Selecciona un producto:
Usa el buscador o navega por la lista para encontrar el producto que deseas ajustar. Haz clic en su nombre para abrir sus detalles
Iniciar el proceso de baja de inventario:
En la sección General, haz clic en Informar para registrar la baja de inventario.
Ingresa los detalles:
Selecciona el motivo de la baja, indica la cantidad de unidades a descontar y el monto del ajuste.
Confirma el registro:
Haz clic en "Informar" para guardar la baja. Esto actualizará el inventario y creará un registro visible en la misma sección Baja de inventario, como parte del historial del producto.
Pasos para anular una baja de inventario
Ir al módulo de Inventario:
Accede a la funcionalidad de Inventario dentro del Asistente de wicadu.
Selecciona un producto:
Usa el buscador o navega por la lista para encontrar el producto que deseas ajustar. Haz clic en su nombre para abrir sus detalles
Selecciona el registro:
En la sección General, selecciona el registro de baja de inventario que deseas anular.
Anula la baja de inventario:
En los detalles del informe, haz clic en el botón Anular. Al confirmar, el sistema restaurará automáticamente las unidades al inventario.
Siguientes pasos
Una vez que la baja de inventario ha sido registrada o anulada, considera lo siguiente:
Notificar a tu equipo:
Si otros miembros del equipo gestionan inventario, comunícales el cambio para mantener una coordinación adecuada.
Verificar el stock actualizado:
Confirma que el nuevo stock se refleje correctamente en el Asistente de wicadu y en tu tienda en línea.
Actualizar reportes y registros contables:
Si usas hojas de cálculo, un ERP o tienes integración contable con wicadu, asegúrate de sincronizar el ajuste para reflejar el nuevo valor de inventario en todos tus sistemas.
Problemas Comunes
No veo el botón "Informar": Verifica que tengas un plan activo que incluya esta función. Los planes gratuitos no permiten informar bajas de inventario.
El stock no se actualizó después de anular: Puede tratarse de un error de sincronización temporal. Vuelve a revisar en unos minutos o actualiza manualmente si usas sistemas externos.
El motivo de baja no aparece: Los motivos disponibles son fijos. Si necesitas registrar un caso especial, selecciona “Otro” y agrega una nota en los comentarios.