Enregistrer une sortie d'inventaire
À qui s'adresse cet article ?
- Propriétaires, administrateurs et équipes responsables du stock dans l’assistant wicadu.
- Vendeurs ou responsables d’entrepôt autorisés à corriger les quantités disponibles.
À propos des sorties de stock
Une sortie d'inventaire sert à enregistrer une diminution de stock qui ne provient pas d'une vente normale, comme une perte, un dommage, un produit invendable ou une correction d’écart. Dans wicadu, cette opération permet de garder un inventaire plus fiable et plus proche de la réalité.
Enregistrer correctement ces mouvements vous aide à mieux comprendre les écarts, à renforcer votre contrôle sur le stock et à éviter que votre catalogue affiche des quantités incorrectes. C’est aussi une bonne pratique pour améliorer la qualité de votre suivi opérationnel.
Avant de commencer
Assurez-vous d’avoir préparé les éléments suivants :
Identifiez les produits à ajuster, y compris le SKU (facultatif), le nom du produit, la quantité et la valeur estimée.
Déterminez le motif de la sortie de stock (par exemple, produits endommagés, expirés ou perdus) afin de catégoriser correctement l’ajustement. Consultez la section "Causes courantes des sorties d’inventaire".
Assurez-vous que la quantité à sortir est actuellement disponible dans votre système afin d’éviter les erreurs de stock négatif.
Si vous faites une erreur lors de l’enregistrement d’une sortie, vous pouvez l’annuler depuis l’historique d’inventaire, si votre rôle dispose des autorisations nécessaires.
Préparer ces informations à l’avance vous aidera à effectuer la sortie de stock plus rapidement, avec plus de précision et une meilleure traçabilité.
Important : les forfaits gratuits n’incluent pas la fonctionnalité de sortie d’inventaire. Vérifiez ou mettez à niveau votre forfait dans Paramètres > Forfaits et facturation.
Causes courantes des sorties d’inventaire
La perte d’inventaire peut provenir de plusieurs facteurs, souvent combinés entre eux. Voici quelques-unes des causes les plus fréquentes :
Produit endommagé : articles présentant des chocs, cassures ou défauts qui empêchent une vente ou une utilisation correcte, et qui ne respectent plus les standards minimums de qualité.
Détérioration : produits ayant perdu en qualité à cause de l’humidité, de la lumière ou d’un mauvais stockage, ce qui affecte leur aptitude à la vente.
Expiration : produits ayant dépassé leur date de péremption ou leur durée d’utilisation recommandée, dont la vente est interdite par les réglementations sanitaires.
Produit perdu : articles physiquement absents de l’inventaire à cause d’erreurs de comptage, d’un égarement ou de mouvements non enregistrés.
Vol ou larcin : produits retirés sans autorisation par des tiers ou par du personnel interne.
Vente interdite par la loi : articles qui ne peuvent plus être vendus en raison de changements légaux ou de restrictions spécifiques à un pays.
Ajustement administratif : correction d’erreurs d’enregistrement, comme des doublons ou des écarts détectés lors d’audits, sans perte physique réelle.
Erreurs de production : produits présentant de graves défauts de fabrication empêchant leur vente, même si aucun dommage visible n’est apparent.
Obsolescence : produits sortis du marché en raison d’une faible demande ou d’un remplacement technologique, sans valeur commerciale mais occupant encore de l’espace en stock.
Usage interne : produits utilisés en interne pour des tests, des démonstrations ou la consommation de l’équipe, enregistrés comme une sortie du stock.
Produit ouvert ou altéré : articles dont l’emballage a été ouvert ou modifié, compromettant leur présentation ou leur sécurité, et les rendant invendables.
Erreur fournisseur : produits reçus avec des défauts ou des spécifications incorrectes, exclus du stock utilisable.
Étapes pour enregistrer une sortie d’inventaire
Aller au module Inventaire :
Accédez à la fonctionnalité Inventaire dans l’assistant wicadu.
Sélectionner un produit :
Utilisez la barre de recherche ou parcourez la liste des produits pour localiser l’article que vous souhaitez ajuster. Cliquez sur son nom pour ouvrir les détails du produit.
Commencer le processus de sortie d’inventaire :
Dans la section Général, cliquez sur Informer pour lancer la sortie d’inventaire.
Saisir les détails :
Choisissez le motif de l’ajustement, indiquez la quantité à déduire et saisissez la valeur de la sortie de stock.
Confirmer et enregistrer :
Cliquez sur Informer pour finaliser le processus. Cela mettra à jour votre inventaire et créera un enregistrement dans la section Sortie d’inventaire, visible dans l’historique du produit.
Comment annuler une sortie d’inventaire
Aller au module Inventaire :
Accédez à la fonctionnalité Inventaire dans l’assistant wicadu.
Sélectionner un produit :
Utilisez la barre de recherche ou parcourez la liste pour trouver le produit que vous souhaitez mettre à jour. Cliquez sur le nom du produit pour ouvrir sa vue détaillée.
Localiser l’enregistrement de sortie :
Dans la section Général, trouvez et sélectionnez l’entrée de sortie d’inventaire que vous souhaitez annuler.
Annuler la sortie :
Dans les détails de l’enregistrement, cliquez sur le bouton Annuler. Une fois confirmé, le système restaurera automatiquement les unités retirées dans votre inventaire.
Étapes suivantes
Une fois la sortie d’inventaire enregistrée ou annulée, envisagez les actions suivantes afin de garantir la cohérence de vos opérations :
Informer votre équipe :
Si d’autres membres de l’équipe gèrent des tâches liées à l’inventaire, informez-les de la mise à jour afin de maintenir une bonne coordination et d’éviter les actions en double.
Vérifier le stock mis à jour :
Contrôlez que le stock ajusté est correctement reflété à la fois dans l’assistant wicadu et dans votre boutique en ligne.
Mettre à jour les rapports et les registres comptables :
Si vous utilisez des feuilles de calcul, un ERP ou une intégration comptable avec wicadu, veillez à synchroniser le changement afin que la nouvelle valeur d’inventaire soit correctement reflétée sur toutes les plateformes.
Problèmes fréquents
Le bouton "Informer" n’apparaît pas : vérifiez que vous disposez d’un forfait actif incluant cette fonctionnalité. Les forfaits gratuits ne prennent pas en charge les sorties d’inventaire.
Le stock n’a pas été mis à jour après l’annulation : cela peut être dû à une erreur de synchronisation temporaire. Attendez quelques minutes puis vérifiez de nouveau, ou mettez à jour manuellement si vous utilisez des systèmes externes.
Le motif de sortie d’inventaire n’est pas disponible : les motifs disponibles sont fixes. Si vous devez enregistrer un cas particulier, sélectionnez "Autre" et ajoutez une note dans les commentaires.