Créer un achat manuel
À qui s'adresse cet article ?
- Propriétaires ou administrateurs qui configurent les paiements, la livraison et la gestion de boutique dans le tableau de bord wicadu Stores.
- Acheteurs ou vendeurs autorisés à gérer l’inventaire et les achats manuels.
À propos des achats manuels
Les achats manuels vous permettent d’enregistrer des approvisionnements réalisés en dehors d’un flux automatisé, tout en gardant votre inventaire, votre stock et la disponibilité de vos produits à jour dans wicadu. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour suivre les achats auprès de fournisseurs locaux, les achats directs et d’autres opérations de réapprovisionnement qui influencent la planification de votre activité.
Lors de la création d’un achat manuel, vous pouvez ajouter les produits acquis, définir le montant d’achat, préciser la quantité correspondante et conserver un meilleur contrôle sur vos coûts, vos mouvements de stock et vos indicateurs financiers. C’est une étape importante pour structurer la gestion des commandes et améliorer la visibilité de votre inventaire dans votre boutique.
Avant de commencer
Avant d’ajouter un achat manuel, vérifiez que les produits existent déjà dans wicadu. Il n’est pas nécessaire d’avoir un stock préalable ni un prix de vente déjà défini, mais votre boutique doit disposer d’une devise configurée, automatiquement définie lors de la création de la boutique. Pour préparer correctement votre inventaire, suivez cette étape :
Assurez-vous d’avoir créé au moins un produit. Si ce n’est pas encore fait, consultez ce guide : Comment créer un produit.
Ces vérifications garantissent que vos produits sont prêts à être ajoutés à vos achats et à votre inventaire.
Étapes pour créer un achat manuel
Accéder au module des achats :
Ouvrez la fonctionnalité Achats dans wicadu.
Créer une nouvelle commande :
Cliquez sur le bouton + en haut à droite de la page.
Sélectionner les produits :
Si aucun produit n’a encore été ajouté, vous serez redirigé vers la liste des produits. Si des produits sont déjà disponibles, cliquez sur Ajouter un produit pour en inclure davantage.
Renseigner les détails de l'achat :
Indiquez le montant de l’achat (coût total) et la quantité de produits achetés pour chaque article sélectionné.
Remarque : ces informations doivent être précises, car elles servent au calcul des coûts, des marges et d’autres indicateurs financiers.
Vérifier puis créer la commande :
Cliquez sur Continuer pour vérifier le résumé de la commande, puis sur Créer la commande pour terminer. Le statut passera alors à Préparée.
Remarque : le stock des produits ne sera pas mis à jour automatiquement tant que l’achat ne sera pas marqué comme Livré.
Étapes suivantes
Une fois que le statut de la commande est défini sur "Préparée", vous pouvez poursuivre avec les actions suivantes :
Ajouter des documents :
Ajoutez des documents comme une facture, un reçu, une étiquette d’expédition, une preuve de livraison et plus encore. Consultez le guide : Comment joindre des documents à une commande.
Enregistrer les paiements :
Enregistrez les paiements liés à la commande en suivant ce guide : Comment ajouter des paiements à une commande.
Annuler une commande :
Si vous avez commis une erreur ou si vous devez supprimer l’enregistrement d’un achat, vous pouvez annuler la commande. Découvrez comment faire ici : Comment annuler une commande.
Marquer la commande comme livrée :
Mettez à jour le statut de la commande comme livrée une fois l’achat complètement reçu.
Vérifier l’inventaire :
Après l’enregistrement de l’achat, contrôlez que le stock des produits a bien été mis à jour.
Enregistrer votre première vente :
Maintenant que vous savez créer des achats manuels, vous pouvez aussi enregistrer votre première vente manuelle. Consultez : Comment ajouter une vente manuelle.
Corriger une erreur de commande :
Si vous avez fait une erreur lors de la création d’une commande, vous pouvez traiter un retour, un échange ou un remboursement. Découvrez comment ici : Comment traiter un retour, un échange ou un remboursement.
Problèmes fréquents
Impossible d’ajouter un produit : assurez-vous qu’il existe déjà dans le système.
Le stock ne se met pas à jour : vérifiez l’état de la commande et la validation finale.