Téléverser et gérer les fichiers
À qui s'adresse cet article ?
- Propriétaires, administrateurs et équipes qui gèrent les documents de commande dans l’assistant wicadu.
- Vendeurs ou équipes opérationnelles chargés d’ajouter des justificatifs à une commande.
À propos des documents de commande
Les documents de commande vous permettent de centraliser les informations importantes liées à chaque vente ou achat dans wicadu. Ils facilitent le suivi quotidien, améliorent la traçabilité et permettent à votre équipe de retrouver rapidement les pièces utiles pendant la gestion d’une commande.
Selon votre processus, vous pouvez joindre des factures, reçus, bons, justificatifs de paiement, garanties, preuves d’expédition ou preuves de livraison. Une documentation bien organisée améliore la gestion opérationnelle et réduit les erreurs lors du suivi des commandes.
Avant de commencer
Pour joindre ou gérer des fichiers dans les commandes wicadu, assurez-vous des éléments suivants :
Vous avez accès aux modules Ventes ou Achats.
Les fichiers ont une taille inférieure à 2 Mo.
Les fichiers sont dans un format pris en charge : .jpg, .jpeg, .png, .svg, .webp ou .pdf.
Il n’existe pas de limite quant au nombre de fichiers que vous pouvez joindre à une commande.
Comment ajouter un document
Ajouter des fichiers à vos commandes dans wicadu vous aide à conserver toutes les informations importantes au même endroit, qu’il s’agisse de factures, de garanties ou de justificatifs. Cela améliore la traçabilité, réduit les erreurs et facilite la gestion quotidienne.
Suivez les étapes ci-dessous pour téléverser un fichier :
Sélectionner la commande dans le module concerné :
Accédez à la fonctionnalité Ventes ou Achats dans l’assistant wicadu, selon le type de commande, puis sélectionnez la commande depuis les sections Préparé ou Livré.
Choisir la méthode de téléversement :
Dans la section Documents, choisissez l’une de ces options :
Accès rapide : cliquez sur Téléverser un fichier pour ouvrir la fenêtre de votre système, sélectionnez le fichier puis confirmez. Le champ du nom se remplira automatiquement, mais vous pourrez le modifier.
Formulaire complet : cliquez sur Modifier, remplissez les champs du nom et du fichier dans le formulaire affiché, puis confirmez.
Confirmer le téléversement du fichier :
Cliquez sur Enregistrer pour téléverser le fichier. Les fichiers apparaîtront dans une liste une fois ajoutés.
Comment mettre à jour un document
Mettre à jour des documents dans wicadu garantit que vous disposez toujours d’informations exactes et à jour pour chaque commande. Cette fonctionnalité renforce la confiance de vos clients, simplifie la gestion des commandes et améliore l’efficacité opérationnelle de votre boutique.
Suivez les étapes ci-dessous pour mettre à jour un fichier :
Sélectionner la commande dans le module concerné :
Accédez à la fonctionnalité Ventes ou Achats dans l’assistant wicadu, selon le type de commande, puis sélectionnez la commande depuis les sections Préparé ou Livré.
Sélectionner le fichier à mettre à jour :
Dans la section Documents de la commande, cliquez sur Modifier pour activer le mode édition et gérer les fichiers joints disponibles.
Activer le formulaire de mise à jour :
Cliquez sur l’icône en forme de crayon à gauche du fichier que vous souhaitez mettre à jour pour ouvrir le formulaire, où vous pourrez modifier le nom ou téléverser un nouveau fichier.
Confirmer la mise à jour du fichier :
Confirmez les changements afin de remplacer le fichier existant par la nouvelle version sélectionnée.
Remarque : Le fichier remplacé ne peut pas être récupéré. Pour éviter tout problème, conservez une copie sur votre appareil avant de continuer.
Comment supprimer un document
Supprimer des fichiers dans wicadu vous permet de retirer les documents inutiles de vos commandes et de garder vos enregistrements propres. Cette action contribue à maintenir un espace de travail organisé pour tous les types de commandes et à éviter les confusions avec les clients.
Suivez les étapes ci-dessous pour supprimer un fichier :
Sélectionner la commande dans le module concerné :
Accédez à la fonctionnalité Ventes ou Achats dans l’assistant wicadu et, dans la section des commandes Préparé ou Livré, choisissez la commande qui contient le fichier à supprimer.
Commencer la suppression du fichier :
Dans la section Documents de la commande, cliquez sur Modifier, puis sur le bouton rouge situé à gauche du fichier que vous souhaitez supprimer, et confirmez avec le bouton situé à droite.
Confirmer la suppression :
Confirmez l’action pour supprimer le fichier. Les changements seront immédiatement reflétés dans la commande.
Remarque : Le fichier supprimé ne peut pas être récupéré. Pour éviter tout problème, conservez une copie sur votre appareil avant de continuer.
Étapes suivantes
Après avoir géré les fichiers dans vos commandes, vous pouvez envisager les actions suivantes :
Ajouter des paiements :
Enregistrez les paiements réalisés par le client dans Comment ajouter des paiements à une commande.
Conserver des copies de sauvegarde :
Téléchargez vos documents importants afin de protéger vos informations.
Problèmes fréquents
Erreur "Fichier trop volumineux" : assurez-vous que votre fichier fait moins de 2 Mo. S’il est trop grand, vérifiez-le et utilisez un éditeur d’images ou un compresseur PDF pour réduire sa taille.
Type de fichier non pris en charge : seuls les fichiers .jpg, .jpeg, .png, .svg, .webp et .pdf sont autorisés ; convertissez votre fichier s’il ne correspond pas à ces formats.
Le téléversement reste bloqué : actualisez la page et réessayez. Vérifiez votre connexion internet si le problème persiste.
Je ne trouve pas la section des documents : assurez-vous d’être dans la vue détaillée d’une commande précise. Si la section n’apparaît pas, contactez l’équipe de support wicadu pour obtenir de l’aide.