Gérer les paiements des commandes
À qui s'adresse cet article ?
- Propriétaires, administrateurs et équipes qui gèrent les encaissements dans l’assistant wicadu.
- Vendeurs ou équipes opérationnelles autorisés à enregistrer ou mettre à jour les paiements des commandes.
À propos des paiements de commande
Le suivi des paiements de commande permet de relier précisément chaque vente ou achat à son encaissement réel dans wicadu. Une bonne gestion des paiements améliore la visibilité financière, renforce la qualité du suivi comptable et limite les erreurs dans la gestion des commandes.
En enregistrant correctement les paiements, leurs statuts et leurs justificatifs, vous pouvez mieux contrôler les soldes, détecter plus vite les écarts et garder une meilleure cohérence entre commandes, documents et modes de paiement.
Avant de commencer
Vous pouvez gérer les paiements des commandes dans wicadu uniquement si :
Le paiement a été ajouté manuellement ou traité dans le cadre d’un retrait anticipé.
La commande est à l’état Préparé.
Consultez les modes de paiement disponibles et leurs statuts.
Comment ajouter un paiement
Ajouter un paiement dans wicadu est essentiel pour enregistrer les transactions de n’importe quelle commande de votre boutique, qu’il s’agisse d’une commande en ligne ou gérée manuellement, afin d’assurer un suivi financier précis et une expérience fluide pour le client.
Accéder au module concerné :
Accédez à la fonctionnalité Ventes ou Achats dans l’assistant wicadu, selon le type de commande sur laquelle vous souhaitez ajouter le paiement.
Sélectionner la commande :
Dans la section En cours, cliquez sur la commande à l’état Préparé pour laquelle vous souhaitez mettre à jour les paiements.
Commencer la gestion du paiement :
Dans la section Paiements, cliquez sur Ajouter manuellement afin d’enregistrer un paiement partiel ou total.
Remarque : La commande doit être à l’état Préparé.
Saisir les détails du paiement :
Remplissez le formulaire avec les champs suivants : Fournisseur (par défaut, Contrôle interne), Mode de paiement, Statut, Montant et, si nécessaire, Date estimée de confirmation et Reçu. Consultez le guide des modes de paiement pour plus de détails.
Confirmer le paiement :
Cliquez sur Enregistrer pour comptabiliser le paiement et mettre à jour le solde de la commande.
Remarque : Les commandes acceptent plusieurs paiements avec différents modes de paiement jusqu’à ce que le montant total soit couvert. Une fois le montant total payé, le bouton Ajouter manuellement disparaît.
Comment mettre à jour un paiement
Mettre à jour un paiement dans wicadu est important pour corriger ou compléter les informations liées aux transactions de vos commandes, afin de garantir des registres financiers fiables et une gestion plus efficace des commandes. Cette action permet notamment d’ajuster le statut du paiement ou les justificatifs associés.
Accéder au module concerné :
Accédez à la fonctionnalité Ventes ou Achats dans l’assistant wicadu, selon le type de commande sur laquelle vous souhaitez modifier le paiement.
Sélectionner la commande :
Dans la section En cours, cliquez sur la commande à l’état Préparé qui contient le paiement à mettre à jour.
Commencer la gestion du paiement :
Dans la section Paiements, sélectionnez le paiement que vous souhaitez modifier puis cliquez sur Mettre à jour l’activité.
Remarque : La commande doit être à l’état Préparé et le paiement à l’état En cours de traitement.
Mettre à jour les détails du paiement :
Modifiez les champs autorisés : Statut, Date estimée de confirmation ou Reçu. Consultez le guide des modes de paiement pour plus de détails.
Confirmer la mise à jour :
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les changements, qui seront immédiatement reflétés dans la commande et dans les finances de la boutique.
Comment supprimer un paiement
Supprimer ou annuler un paiement dans wicadu est utile pour corriger des erreurs de transaction dans vos commandes, afin de garantir des soldes exacts et des registres financiers fiables. Cette action vous aide à conserver un suivi clair et cohérent de vos opérations.
Sélectionner la commande dans le module concerné :
Accédez à la fonctionnalité Ventes ou Achats dans l’assistant wicadu et, dans la section des commandes à l’état Préparé, choisissez la commande qui contient le paiement à supprimer.
Commencer l’annulation du paiement :
Dans la section Paiements, sélectionnez le paiement puis choisissez l’une des options suivantes :
Cliquez sur Modifier, puis sur le bouton rouge à gauche et confirmez avec le bouton à droite.
Accédez aux détails du paiement puis cliquez sur Annuler.
Remarque : La commande doit être à l’état Préparé et le paiement à l’état En cours de traitement.
Confirmer l’annulation :
Confirmez l’action pour supprimer le paiement. Les changements seront immédiatement reflétés dans la commande et dans les finances de la boutique.
Étapes suivantes
Après avoir géré un paiement sur une commande, vous pouvez poursuivre avec les actions suivantes :
Marquer la commande comme terminée :
Une fois le montant total payé, marquez la commande comme Terminée afin de garder votre historique de commandes bien organisé.
Informer les clients ou les fournisseurs :
Informez les clients ou les fournisseurs des changements apportés aux paiements afin de maintenir une communication claire.
Remarque : Si la commande a été passée via le site de la boutique (créé avec wicadu), le client sera automatiquement informé.
Vérifier les changements dans les finances :
Consultez la section Finances dans l’assistant wicadu pour confirmer que les paiements, les mises à jour ou les annulations sont correctement reflétés.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas le bouton "Ajouter manuellement" ou "Mettre à jour l’activité" : assurez-vous que la commande est à l’état Préparé et qu’elle n’a pas été traitée via la boutique en ligne wicadu.
Le paiement ne se reflète pas dans la commande ou dans les finances : vérifiez que vous avez bien cliqué sur Enregistrer après avoir ajouté ou mis à jour le paiement. Actualisez la page ou consultez la section Finances.
Je ne peux pas annuler un paiement : confirmez que le paiement est à l’état En cours de traitement et que la commande est à l’état Préparé. Si le paiement est déjà confirmé, contactez le support wicadu pour obtenir de l’aide.